Correcte e-mail schrijven in het Nederlands: tips
Een e-mail is sneller geschreven dan een brief, maar ook sneller gelezen en gemist. Een goede e-mail heeft een duidelijke onderwerpregel, een passende aanhef en een heldere boodschap. Op deze pagina lees je hoe je een correcte e-mail opbouwt, welke toon bij welke ontvanger past en hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.
Door Maarten Soetens
De onderdelen van een goede e-mail
Ook een korte e-mail volgt een vaste opbouw. Daardoor is hij snel te scannen, en dat doen de meeste lezers op een scherm.
- Onderwerpregel: kort en concreet. Schrijf liever Vraag over levering van bestelling 4821 dan alleen Vraag.
- Aanhef: kies die op basis van je relatie met de ontvanger, bijvoorbeeld Geachte mevrouw Bakker, of Beste Els, Beide eindigen met een komma.
- Opening: zeg meteen waarom je mailt.
- Kern: geef de informatie die de lezer nodig heeft, in korte alinea's.
- Slot: sluit af met een duidelijke vraag of afspraak, liefst met een termijn.
- Afsluiting en handtekening: bijvoorbeeld Met vriendelijke groet, gevolgd door je naam, functie en telefoonnummer.
Let ook op de adresvelden. Gebruik Aan voor mensen die iets moeten doen en Cc voor mensen die alleen meelezen. Gebruik Bcc als de ontvangers elkaars adres niet mogen zien, bijvoorbeeld bij een mail aan een grote groep. Voeg het adres van de ontvanger bij voorkeur als laatste toe. Zo voorkom je dat een onaffe e-mail per ongeluk wordt verstuurd.
Noem een bijlage altijd in de tekst en controleer voor het versturen of die er ook echt aan hangt. Zo weet de ontvanger vooraf wat de bijlage bevat en hoeft hij niet te zoeken naar het document dat je bedoelt.
Voorbeeldzinnen voor een e-mail
De zinnen hieronder laten zien hoe de onderdelen van een e-mail er in de praktijk uitzien.
- De onderwerpregel Vraag over levering van bestelling 4821 is specifiek, zodat de ontvanger al weet waar de mail over gaat.
- De aanhef Geachte mevrouw Bakker, past bij een formele relatie, terwijl Beste Els, past bij een bekende collega.
- De openingszin Ik mail u naar aanleiding van ons telefoongesprek van vanochtend. noemt direct de aanleiding.
- De vraag Kunt u mij voor vrijdag laten weten of de levering doorgaat? bevat één duidelijke vraag met een termijn.
- De opening Fijn dat je gisteren even tijd had. past bij een bekende collega, met wie je op je-basis schrijft.
- De zin In de bijlage vindt u de offerte. verwijst naar een bijlage, die je dan ook echt moet meesturen.
- De afsluiting Met vriendelijke groet, past bij bijna elke zakelijke e-mail, met daaronder je naam, functie en telefoonnummer.
Gebruik deze zinnen als voorbeeld, niet als vaste tekst. Een e-mail die op een standaardbrief lijkt, valt weg tussen de rest van de berichten. Let ook op de lengte van de mail, want lange mails blijven vaak ongelezen. Een persoonlijke noot, zoals de verwijzing naar een gesprek, laat de ontvanger zien dat de mail voor hem is geschreven.
Taal en toon in een e-mail
In een e-mail schrijf je sneller dan in een brief, en dat zie je vaak terug in de taal. Slordigheid komt dan snel over als onzorgvuldigheid. Let daarom op deze punten.
- Kies u of je en houd dat vol. Gebruik u bij een formele relatie of een onbekende ontvanger, en je bij collega's of bekenden. Wissel niet binnen één bericht.
- Schrijf korte zinnen en korte alinea's. Laat tussen alinea's een witregel staan, zodat de tekst op een scherm rustig oogt.
- Vermijd hoofdletters en veel uitroeptekens. Een zin in hoofdletters leest als schreeuwen en meerdere uitroeptekens komen snel dwingend over.
- Wees spaarzaam met emoji. In een zakelijke e-mail aan een onbekende horen ze niet thuis, bij collega's kunnen ze passen.
- Schrijf gewone woorden. Gebruik geen sms-taal, en schrijf in formele mails afkortingen als mvg liever voluit.
- Controleer spelling en hoofdletters. Een correct geschreven naam toont respect voor de ontvanger.
Lees de e-mail ten slotte nog één keer door voordat je op verzenden drukt. Een e-mail kun je niet terugroepen, dus loont die laatste controle. Vraag jezelf af of de ontvanger zonder andere informatie begrijpt wat je bedoelt en wat je van hem verwacht. Pas bij een antwoord ook de onderwerpregel aan als het gesprek van onderwerp verandert.
Veelgestelde vragen
Schrijf je „e-mail” met of zonder streepje?
De officiële spelling is e-mail, met een streepje. Zonder streepje is „email” het woord voor glazuur. Het werkwoord is e-mailen, bijvoorbeeld in Ik e-mail je morgen. Ook „mailen” is een gewoon Nederlands woord voor hetzelfde. Het woord „e-mailadres” schrijf je aan elkaar, met een streepje na de e.
Wanneer gebruik je „Beste” en wanneer „Geachte” als aanhef?
„Geachte” is formeel en past bij een ontvanger die je niet kent, of bij een overheid of een bedrijf waar je formeel mee schrijft. „Beste” is persoonlijker en wordt vaak gebruikt tussen collega's en bekenden. Gebruik na beide aanhefvormen de achternaam of voornaam met een komma erachter. Bij twijfel kies je voor de formele vorm. De ontvanger kan daarna zelf bepalen hoe informeel het gesprek verder gaat.
Wanneer gebruik je Cc en Bcc?
Met Cc stuur je een kopie aan mensen die op de hoogte moeten zijn, maar zelf niets hoeven te doen. Alle ontvangers zien wie er in Cc staan. Bcc is bedoeld voor ontvangers die voor de anderen onzichtbaar moeten blijven. Gebruik Bcc bijvoorbeeld bij een mail aan een groep mensen die elkaar niet kennen. Zo bescherm je ieders e-mailadres. Gebruik Cc en Bcc spaarzaam, want elke extra ontvanger krijgt er een mail bij.