Tekst beter leesbaar maken: tips voor taal en opmaak
Een leesbare tekst begrijpt de lezer in één keer, zonder te zoeken of terug te lezen. Op deze pagina lees je hoe taalgebruik, zinnen, alinea's en opmaak samen bepalen of een tekst prettig leest. Met voorbeelden van voor en na het herschrijven zie je wat je kunt aanpassen, zodat je elke tekst beter leesbaar maakt voor je doelgroep.
Door Maarten Soetens
Taal en zinnen: de basis van een leesbare tekst
Leesbaarheid begint bij de lezer. Wie weet voor wie hij schrijft, kiest de juiste woorden en het juiste niveau. Veel overheden en organisaties schrijven voor een breed publiek op taalniveau B1. Dat betekent: gewone woorden, korte zinnen en een duidelijke opbouw.
Deze maatregelen helpen bijna altijd:
- Kies gewone woorden. Schrijf beginnen in plaats van aanvangen en gebruiken in plaats van aanwenden.
- Houd zinnen kort. Een zin met één boodschap is makkelijker te volgen dan een zin met drie.
- Gebruik de actieve vorm. Wij sturen de brief leest lichter dan De brief wordt door ons verstuurd.
- Vermijd jargon en afkortingen. Gebruik je ze toch, leg ze dan bij het eerste gebruik uit.
- Noem het belangrijkste eerst. Zet de kern of de gevraagde actie vooraan, en de uitleg daarna.
- Spreek de lezer direct aan. Met u of je maak je een tekst persoonlijker en concreter.
Let op dat vereenvoudigen niet hetzelfde is als kinderachtig schrijven. Je kiest simpele woorden en korte zinnen, maar je houdt de inhoud volwassen en precies. Een lezer die zich serieus genomen voelt, leest verder.
Vooral bij lastige onderwerpen loont het om elke zin één keer te lezen met de vraag: begrijpt een lezer die hier niets van weet dit nu direct?
Voorbeelden van voor en na het herschrijven
De volgende voorbeelden laten zien hoe een kleine aanpassing een zin veel leesbaarder maakt.
- De aanvraag dient voor 1 mei te worden ingediend. Beter: U moet uw aanvraag voor 1 mei indienen. De zin is actief en spreekt de lezer direct aan.
- Wij zijn voornemens de werkzaamheden aan te vangen. Beter: Wij beginnen met de werkzaamheden. Gewone woorden vervangen hier de ambtelijke taal.
- Er is sprake van een tijdelijke beperking van de toegankelijkheid. Beter: De ingang is tijdelijk dicht. De boodschap staat nu vooraan, in minder woorden.
- Voor de cursus hebt u een pen, een notitieblok en een laptop nodig. Beter als lijst: Neem mee: een pen, een notitieblok, een laptop. Een opsomming leest sneller dan een lange zin.
- Een alinea van twaalf regels over drie onderwerpen wordt beter drie alinea's van vier regels met elk een eigen tussenkop. De lezer ziet dan meteen waar elk deel over gaat.
- Wij verzoeken u vriendelijk om uw gegevens te controleren. Beter: Controleer uw gegevens. Het verzoek is sneller duidelijk, zonder dat het onbeleefd klinkt.
In elk voorbeeld is de inhoud gelijk gebleven. Alleen de vorm is veranderd, zodat de lezer minder moeite hoeft te doen. Probeer bij je eigen tekst hetzelfde: zoek de zinnen die de meeste moeite kosten en herschrijf die eerst.
Alinea's en opmaak ondersteunen de leesbaarheid
Ook de vorm van een tekst bepaalt of hij prettig leest. Een lap tekst zonder witruimte schrikt af, ook als de zinnen goed zijn.
Houd rekening met de volgende punten:
- Korte alinea's. Een alinea van drie tot zes zinnen is meestal overzichtelijk. Op een scherm mag ze nog korter zijn.
- Tussenkoppen. Een kop boven elk onderdeel laat zien waar de tekst over gaat. Zorg dat de koppen informatief zijn, zoals Zo vraagt u een vergunning aan, en niet vaag, zoals Overig.
- Opsommingen. Zet losse punten onder elkaar in een lijst. Dat werkt beter dan een lange zin met komma's.
- Spaarzaam benadrukken. Gebruik vet voor de allerbelangrijkste woorden. Is alles vet, dan valt niets meer op.
- Witruimte en lettertype. Een duidelijk lettertype, voldoende regelafstand en een goed contrast tussen tekst en achtergrond maken lezen minder vermoeiend.
Controleer de leesbaarheid daarna op een paar manieren. Lees je tekst hardop voor en let op waar je struikelt. Laat iemand uit de doelgroep de tekst lezen en vraag wat hij begrepen heeft. Er bestaan ook leesbaarheidstools die het taalniveau schatten, maar vertrouw daarbij ook op je eigen oordeel. Een tekst is pas goed leesbaar als de lezer hem zonder moeite begrijpt, en dat toets je het best met echte lezers.
Veelgestelde vragen
Welk taalniveau past bij een gewone tekst?
Dat hangt af van je lezers. Voor een breed publiek, zoals bij brieven van overheden en grote organisaties, wordt vaak taalniveau B1 aangehouden. Dat betekent gewone woorden, korte zinnen en een duidelijke opbouw. Voor vakmensen mag een tekst moeilijker zijn, maar ook zij waarderen duidelijke taal. Het beste is om je lezer vooraf in beeld te brengen en je taal daarop af te stemmen.
Hoe lang mag een alinea zijn op een website?
Op een scherm zijn korte alinea’s prettiger dan op papier. Twee tot vier zinnen is op een website vaak genoeg. Elke alinea gaat daarbij over één idee. Gebruik daarnaast tussenkoppen en lijsten om de tekst te structureren. Zo kan de lezer snel scannen en vinden wat hij zoekt.
Hoe controleer je of een tekst goed leesbaar is?
Lees de tekst hardop voor en let op waar je struikelt of adem tekort komt. Laat daarna iemand uit de doelgroep de tekst lezen en vraag wat hij begrepen heeft. Gebruik eventueel een leesbaarheidstool, die het taalniveau van je tekst schat. Zo’n tool is een hulpmiddel en geen eindoordeel. Leg de tekst bovendien een dag weg en lees hem daarna opnieuw, want dan zie je zelf meer fouten.