Beter schrijven in het Nederlands: schrijfgidsen en tips

Wat is helder schrijven?

Helder schrijven betekent dat je lezer in één keer begrijpt wat je bedoelt. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk schrijven veel mensen ingewikkelder dan nodig. Ze kiezen formele woorden, lange zinnen en omslachtige constructies, vaak omdat dat professioneel lijkt. Voor de lezer werkt het omgekeerd: hoe meer moeite een tekst kost, hoe groter de kans dat hij afhaakt of iets verkeerd begrijpt.

Begrijpelijk schrijven betekent niet dat je boodschap simpel moet zijn. Ook ingewikkelde onderwerpen, zoals een regeling, een contract of een medische behandeling, kun je duidelijk uitleggen. Het helpt om vooraf drie vragen te beantwoorden: wie is mijn lezer, wat wil ik dat hij weet of doet, en wat is de belangrijkste boodschap?

Het B1-niveau

Bij overheden, zorginstellingen en bedrijven hoor je vaak het begrip B1-niveau. Dat komt uit het Europees Referentiekader voor talen (ERK), dat taalvaardigheid indeelt in zes niveaus, van A1 tot en met C2. B1 is het niveau waarop iemand eenvoudige, duidelijke teksten over bekende onderwerpen begrijpt. Schrijven op B1-niveau betekent: gewone woorden, korte zinnen, een duidelijke opbouw en uitleg bij moeilijke begrippen. Zo wordt aanvangen gewoon beginnen, woonachtig zijn wordt wonen, ten behoeve van wordt voor en indien wordt als. Het is niet kinderachtig: ook lezers die moeilijkere teksten aankunnen, hebben baat bij een tekst die ze snel en zonder misverstanden kunnen lezen.

Zinnen waarover je lezer niet struikelt

Korte zinnen

Een lange zin vraagt veel van het geheugen van de lezer. Een veelgebruikte vuistregel is dat je zinnen gemiddeld niet langer maakt dan vijftien à twintig woorden. Dat betekent niet dat elke zin kort moet zijn: afwisseling houdt een tekst levendig. Maar zie je een zin met drie bijzinnen, knip hem dan op. Vergelijk:

Omdat de aanvraag die u vorige week heeft ingediend onvolledig was, aangezien er een handtekening ontbrak, kunnen wij deze helaas niet in behandeling nemen.

Uw aanvraag is niet compleet: de handtekening ontbreekt. Daarom kunnen we uw aanvraag nog niet behandelen.

Actief in plaats van lijdend

In een lijdende zin, ook wel de passieve vorm genoemd, staat niet de handelende persoon voorop, maar wat er gebeurt. Vaak verdwijnt de handelende persoon zelfs helemaal: Er wordt gezorgd voor vervanging. Wie zorgt daarvoor? Een actieve zin is directer en duidelijker: De teamleider zorgt voor vervanging. Je herkent de lijdende vorm aan worden of zijn met een voltooid deelwoord, vaak gecombineerd met door. Zo wordt Het besluit is door het bestuur genomen in de actieve vorm Het bestuur heeft besloten. De lijdende vorm is niet verboden. Hij is nuttig als de handelende persoon onbekend of onbelangrijk is, zoals in Mijn fiets is gestolen. Gebruik hem dus bewust, niet uit gewoonte.

Tangconstructies

Een tangconstructie ontstaat wanneer woorden die bij elkaar horen ver uit elkaar staan, met een lange tussenvoeging ertussen. De lezer moet dan informatie onthouden tot de zin verdergaat. Een bekend voorbeeld is een lidwoord dat ver van zijn zelfstandig naamwoord staat: de door de gemeente in het voorjaar aangekondigde en inmiddels ingevoerde maatregelen. Beter is: de maatregelen die de gemeente in het voorjaar aankondigde en inmiddels heeft ingevoerd. Ook werkwoorden kunnen een tang vormen: Wij zullen u na ontvangst van alle benodigde documenten en de goedkeuring van de afdeling financiën zo snel mogelijk informeren. Zet het werkwoord dichter bij het onderwerp: Wij informeren u zo snel mogelijk nadat we alle documenten hebben ontvangen en de afdeling financiën akkoord heeft gegeven.

Naamwoordstijl

Bij de naamwoordstijl maak je van een werkwoord een zelfstandig naamwoord, en heb je vervolgens een ander, vaag werkwoord nodig om de zin rond te maken. Zo wordt betalen ineens overgaan tot betaling, en wordt onderzoeken ineens een onderzoek instellen naar. Andere voorbeelden zijn het doen van een aanvraag (aanvragen), in overweging nemen (overwegen) en het in behandeling nemen van (behandelen). Werkwoorden maken een tekst concreet en levendig; een opeenstapeling van zelfstandige naamwoorden maakt hem abstract en stroef.

Een tekst met een duidelijke opbouw

Lezers willen snel weten waar een tekst over gaat en wat ze ermee moeten. Begin daarom met de kern. In zakelijke teksten werkt de zogenoemde omgekeerde piramide goed: eerst de belangrijkste informatie, daarna de details en de achtergrond. Wie alleen de eerste alinea leest, weet dan toch het belangrijkste.

Werk vervolgens met alinea's die elk één gedachte behandelen. De eerste zin van een alinea, de kernzin, zegt waar de alinea over gaat; de rest licht die zin toe. Signaalwoorden als daarom, bovendien, maar en bijvoorbeeld laten zien hoe zinnen en alinea's met elkaar samenhangen. Een duidelijke slotalinea vat samen of vertelt de lezer wat hij nu moet doen.

Bij langere teksten helpt een indeling met tussenkoppen. Een goede tussenkop is informatief: Zo vraagt u een vergunning aan zegt meer dan Procedure.

Schrijven voor het web, e-mails en zakelijke teksten

Voor het web

Online lezen mensen anders dan op papier. Ze scannen een pagina op zoek naar wat ze nodig hebben, en lezen pas daarna aandachtig. Je helpt ze daarbij met:

• een titel die precies zegt wat er op de pagina staat;
• korte alinea's en informatieve tussenkoppen;
• opsommingen voor stappen, voorwaarden en kenmerken;
• de woorden die je lezer zelf gebruikt, ook als hij iets opzoekt in een zoekmachine.

E-mails

Een goede e-mail heeft een onderwerpregel die de inhoud samenvat, zoals Vraag: kunt u de offerte voor vrijdag sturen? in plaats van alleen Offerte. Behandel één onderwerp per mail, zet je vraag of verzoek bovenaan en maak duidelijk wat je van de ontvanger verwacht en wanneer. Een formele aanhef als Geachte heer De Vries past bij een eerste contact of een officiële brief; bij collega's en vaste contacten is Beste Sanne gebruikelijk.

Zakelijke teksten

Rapporten, beleidsstukken en brieven lijden vaak onder ambtelijke taal. Woorden als middels, teneinde, alsmede en dienen te kun je bijna altijd vervangen door met, om, en en moeten. Spreek de lezer direct aan met u of je, en kies één van beide consequent. Ook in zakelijke teksten mag je wij en ik schrijven; dat maakt duidelijk wie verantwoordelijk is.

Herschrijven en redigeren

Bijna niemand schrijft in één keer een goede tekst. De eerste versie is bedoeld om je gedachten te ordenen; daarna begint het eigenlijke werk. Leg een tekst als het kan even weg voordat je hem herleest: met frisse ogen zie je meer. Een paar praktische werkwijzen:

• Lees hardop. Zinnen waarover je struikelt, zijn ook voor de lezer lastig.
• Schrap. Woorden en woordgroepen als eigenlijk, in principe, als het ware en in het kader van voegen vaak niets toe.
• Controleer de opbouw. Staat het belangrijkste vooraan? Volgt elke alinea logisch op de vorige?
• Let op spelling en grammatica. Twijfel je tussen word en wordt, tussen hun en hen, of over het aaneenschrijven van woorden, zoek het dan op. Een slordige fout leidt de aandacht af van je boodschap.
• Laat iemand meelezen. Iemand die het onderwerp niet kent, ziet snel waar je tekst onduidelijk is.

Wat een schrijfgids je oplevert, en welk boek bij je past

Een schrijfgids helpt je om bewust te kiezen in plaats van op gevoel te schrijven. Je leert patronen herkennen, zoals tangconstructies of overbodige naamwoordstijl, en je ziet voorbeelden van hoe het anders kan. Daardoor schrijf je niet alleen deze ene tekst beter, maar ook de volgende. Welk boek bij je past, hangt af van wat je schrijft en wat je wilt leren:

• Praktische schrijfgidsen voor werk en studie behandelen opbouw, zinsbouw en woordkeuze, vaak met veel voorbeelden van een tekst voor en na het herschrijven. Geschikt als je regelmatig e-mails, rapporten of beleidsstukken schrijft.
• Naslagwerken over taal en stijl zijn handig om bij de hand te houden. Je zoekt er gericht in als je twijfelt over spelling, grammatica of een formulering.
• Boeken over schrijven voor het web richten zich op scanbare teksten, koppen en vindbaarheid. Nuttig als je websites, nieuwsbrieven of berichten voor sociale media schrijft.
• Oefenboeken bevatten opdrachten met antwoorden, zodat je zelf aan de slag gaat. Prettig als je liever leert door te doen.
• Boeken over creatief schrijven gaan over verhaalopbouw, personages en stijl, en zijn bedoeld voor wie fictie of persoonlijke verhalen wil schrijven.

Let bij het kiezen op een paar punten. Kijk of de voorbeelden aansluiten bij de teksten die jij schrijft: wie beleidsnota's schrijft, heeft andere voorbeelden nodig dan een student of een tekstschrijver voor websites. Ga na of het boek de huidige spelling volgt; bij oudere uitgaven kan die afwijken. En kies een boek dat zelf helder geschreven is. Een schrijfgids waar je je moeizaam doorheen moet werken, laat weinig zien van wat hij belooft.